Fokusera på rätt saker – slipp manuell hantering av körjournaler

Vad är en elektronisk körjournal?

En elektronisk körjournal är en modern lösning på ett gammalt problem, men också en pålitlig följeslagare för alla företagare som vill ha kontroll och transparens. Alla resor registreras automatiskt, från start till stopp, och det samlas in data som körsträcka, tid och resans ändamål. Det gör att du slipper den manuella hanteringen och samtidigt den osäkerhet som kan smyga sig in vid användningen av pappersjournaler.

En elektronisk körjournal ser till att all nödvändig information dokumenteras i realtid, så att du alltid har ett korrekt underlag att visa upp för Skatteverket. Med hjälp av GPS-teknik och integrering med bilens system kan du dessutom enkelt kategorisera resor som privata eller i genomförda i tjänsten – allt sker smidigt och med precision och möjliggör korrekta, automatiserade förmånsrapporter.

Miljö- och kostnadsbesparingar

Det kanske inte är uppenbart, men att implementera en elektronisk körjournal handlar faktiskt också om annat än att bara spara tid och förenkla administrationen. Det är även ett kraftfullt verktyg för att främja en mer hållbar och kostnadseffektiv användning av fordonen.

Genom full insyn i alla körsträckor kan företaget optimera de anställdas resor och minska sådant som ger onödig bränsleförbrukning. Många användare rapporterar en besparing avseende bränslekostnader på upp till 15 %. Besparingen är något som tydligt syns i de miljörapporter som erhålls och som snabbt gör stor skillnad för företagets budget såväl som dess miljöpåverkan.

Tillgången till smarta funktioner som kategorisering av tjänste- och privatresor hjälper dessutom till att identifiera ineffektiva körmönster. Med en tydlig bild av hur fordonen används, kan företaget ta mer miljömedvetna beslut, minska sina koldioxidutsläpp och bidra till en grönare framtid.

Integritet och säkerhet i fokus

Säkerhet är en annan sak som förbättras genom användningen av elektroniska körjournaler. Registret över resorna skyddas enligt GDPR och det innebär att såväl företaget som föraren kan lita på att all personlig data hanteras med största omsorg. Det skapar en trygghet som är lika viktig som själva automatiseringen av körjournalerna.

Dessutom lagras all resedata på ett säkert sätt i enlighet med Skatteverkets krav. Det innebär att företaget alltid har tillgång till all information som behövs vid en eventuell granskning, utan att behöva oroa sig för förlorade eller felaktiga uppgifter.

Smarta funktioner – inkluderade eller som tillval

Den elektroniska körjournalen kan också ge tillgång till smarta funktioner, antingen inkluderat i grundutförandet eller som tillval. Det kan exempelvis handla om sådant som alkolås eller stöldskydd, som ger extra säkerhet. Ett alkolås kan ge en garanti för att föraren är körduglig och stärker därmed företagets ansvarstagande för trafiksäkerhet, både internt och externt.

Ett stöldskydd ger ytterligare trygghet. Genom GPS-spårning och zonbaserade larm kan företaget direkt få en notis om ett fordon lämnar en säkerhetszon eller om någon försöker manipulera systemet. Det ökar kontrollen över fordonsflottan, möjliggör snabb respons och minimerar riskerna för oväntade kostnader och förluster. Tillsammans skapar denna typ av funktioner ett system som verkligen underlättar det dagliga arbetet, samtidigt som det säkrar företagets tillgångar på ett effektivt och proaktivt sätt.

Den elektroniska körjournalen kan dessutom inkludera en realtidskarta som ger en överblick över företagets hela fordonsflotta. Alla fordon kan spåras med GPS och det både ökar säkerheten och möjliggör effektivare trafikledning. Särskilt för företag som verkar inom logistik och transport blir det enkelt att dirigera rätt fordon till rätt plats, och att skicka närmaste bil till nästa uppdrag. Det är smidigt och resurseffektivt, samtidigt som det förbättrar punktligheten och kundnöjdheten.

Enkel installation och användning

Att komma igång med den elektroniska körjournalen är lika enkelt som att koppla in en vanlig laddare. En 4G-enhet ansluts snabbt och smidigt till bilens OBD II-kontakt, som vanligtvis sitter under ratten. Så snart enheten är installerad börjar systemet automatiskt registrera alla resor, utan att man behöver göra något manuellt arbete. Föraren kan således fokusera på vägen, istället för att behöva hålla koll på papper och pennor.

Systemet är också designat med användarvänlighet i fokus. De som är administratörer kan enkelt logga in via appen eller ett gränssnittet på nätet, för att följa fordonen i realtid, se alla rapporter och vid behov justera inställningar. Det behövs ingen avancerad teknisk kunskap – alla funktioner är intuitiva och tillgängliga för såväl föraren som den administrativa personalen.

En investering för framtiden

Att byta till en elektronisk körjournal är inte bara ett sätt att förenkla vardagen, utan också en investering som ger långsiktiga vinster. Att automatisera registreringen av resor sparar företaget både tid och pengar, samtidigt som det underlättar mycket i att garantera efterlevnad av Skatteverkets krav. Den ökade effektiviteten och tryggheten gör att elektroniska körjournaler bör vara ett självklart val för alla företag som vill ligga steget före.