Mats Alvesson: Tipsen för att hålla mötesmanin i schack

Jag skrev nyligen i Affärsvärlden om att det är vanligt med många och oproduktiva möten. Variationen är naturligtvis enorm – i vissa organisationer träffar folk sällan kollegor eller chefer medan i andra fylls kalendrarna av bokade möten.

Mötestid kan vara motiverad eller omotiverad.

Möten brukar motiveras av deras förmodade värde för kvalitet och produktivitet. Under möten förekommer – i bästa fall – informationsdelgivning, diskussion, beslutsfattande, klargörande av uppfattningar, feedback, uttryckande av kritik, social bonding och mycket annat av potentiellt värde.

Ibland deltar folk i möten för att markera status och bevaka sina intressen.

Vanligt med möten med oklart syfte

Underskott förekommer men vanligare tycks vara överskott på möten. De varar för länge och har oklara effekter. Inte sällan blir folk frustrerade.

En studie noterade tidsåtgång för återhämtning efter frustrerande möten. För många kan möten vara ett välkommet, för andra ett störande avbrott i jobbet.

Även om man tycker om möten är det inte säkert att det är värdeskapande att mysa ihop, prata om visioner, värderingar, skämta, skvallra eller önsketänka. Prat är ibland ett substitut för att göra något konkret och värdefullt.

I ett forskningsprojekt var min medforskare full av undran efter observationer av en mellannivåchef i ett stort industriföretag. ”Vad gör hon egentligen? Hon går på möten, inte mycket händer där, och en del av tiden går åt att planera nya möten.” Kanske den moderna chefen i ett nötskal? En mötesarbetare?

Hur hantera överskott av möten?

Det är oartigt att inte hörsamma kallelser. God ton innebär att man sitter där och låter alla komma till tals.

Många vill också framstå som att de är engagerade och bidrar – då kan man inte sitta tyst. Ofta anpassar man sig efter normen. Folk pratar utifrån hierarkisk nivå och senioritet. Normbrytande är ibland nödvändigt för öka produktivitet och minska frustration.

Ibland kan förstås folk skippa möten. Inte sällan ägnar man sig åt annat än att ge mötet full uppmärksamhet. Man sköter mejl eller funderar på någon fråga, jobbrelaterad eller annan.

Önskvärt vore nog ofta att säga: ”Ursäkta mig, men vad håller vi egentligen på med? Tycker vi att detta fungerar bra? Att vi använder arbetstiden väl?”

Det kan dock vara känsligt, chefen eller andra kan bli trampade på tårna.

Klokt kan då vara att ta upp temat på en mer allmän nivå. Man kan ha mötesaktivitet som en mötespunkt, det vill säga man söker adressera möten mera allmänt. Fungerar dessa? Tar de för mycket (eller för lite) tid? Används tiden väl? Är det för mycket (eller för litet) av att alla ska vara med, komma till tals?

Irrationell del av näringslivet

Någon gång kan man spela in ett typiskt möte och få till stånd en utskrift (kan göras via ett utskriftsprogram och med redigering.) Denna kan läsas igenom av alla deltagarna som nog då kan få en tankeställare.

Man kan också göra enkla beräkningar av hur mycket folk pratar. En studie konkluderade närmast perfekt korrelation lönenivå och prat-tid vid möten. Man kan också få ledtrådar om jämställdhets- och minoritetsproblem, vid till exempel klart olika taletid, avbrytanden, marginalisering av inlägg, brist på struktur eller konstigt fattade beslut.

Vi studerade ett möte på en tidningsredaktion och hade ett seminarium på institutionen utifrån utskriften.

En kollega var närmast chockad: kan man vara så irrationell i näringslivet? Ja, det kan man.

Man prövar ej idéer, tar konstiga antaganden för givna och hoppar till (ogrundade) slutsatser.

Räkna ut vad möten kostar

En variant är att man utser en mötesobservatör. Någon utses till att hålla igen på det aktiva deltagandet i sammanträdet och i stället observera vad som händer.

Hur ser dynamiken ut? Finns engagemang, över-engagemang, brist på intresse och engagemang, hoppar man osammanhängande mellan ämnen? Går det för snabbt eller långsamt?

Man kan också se över deltagande och frekvens. Har man möten bara för mötets egen skull? ”Det är bra att träffas”, kan vara bra eller mindre bra.

Man kan signalera att vissa möten är frivilliga. Kom bara om du känner att det ger dig något eller du har något att tillföra! Ofta kan folk vara med under för de själva relevanta delarna av möten. Man kan skicka en signal när det är dags för någon att dyka upp.

En variant är att efter vissa möten ägnar man ett par minuter åt kritisk reflektion. Alla, mer eller mindre, kan ombes säga något, både positivt och kritiskt.

Man kan göra en överslagsberäkning av vad ett möte kostar. Arbetstid multiplicerat med genomsnittlig bruttolön för mötesdeltagarna. Inför och efter varje möte omnämns detta. 12 personer under 1,5 timme á 1000 kr = 18 000 kr har detta möte kostat. Chefer och andra mötesarbetare kan också göra grovberäkningar av total mötestid, typ procent av den totala arbetstiden. Påminnelser om detta kan förbättra mötesdisciplinen.

Jobba med ironi

Möten kan vara värda tidsåtgång men ibland bör man göra upp med överdrivna idéer om att alla ska vara med, komma till tals, få höra sin egen röst (eller höra chefens röst).

En möjlighet är att söka kapa mötestid. Kan vi minska med säg 1/3? Stå-upp möten är ett sätt att få folk sila pratet.

En ytterligare variant är att jobba med ironi. Chefer kan kallas för mötesarbetare. Man kan påminna om Parkinsons lag: Den tid som ägnas åt en fråga under ett möte står i omvänd proportion till frågans betydelse. Det är lättare att prata om enkla än komplexa frågor och därför pratar många på om triviala frågor där man står på säker mark.

En ytterligare variant är att påminna om att möten ibland är ett substitut för arbete: ”Möten – det smidiga alternativet till arbete”. En poster med denna insikt kan pryda sammanträdesrummet.

Till och från kan en menande blick riktas mot denna.

Mats Alvesson är professor och organisations-, lednings- och dumhetsforskare vid bland annat University of Bath. Han forskar om organisationskultur, ledarskap och funktionell dumhet i organisationer. Han har nyligen publicerat Dumhetsbekämpning, med Stella Cizinsky. Alvesson och Spicers begrepp “funktionell dumhet” är officiellt inkluderat i svenska språket.