Företag behöver städpatruller

Är det inte så att alla organisationer med självaktning och utsatta för omgivningens skarpa blickar behöver visioner, värdegrunder, policies, strategier, kvalitetssystem, diverse HR-system, lönesamtal, medarbetarsamtal, varumärkesaktiviteter, arbetsplatsträffar, jämställdhetsintegrering, arbetsmiljöförbättringar, medarbetarenkäter, ledarskapsseminarier? Och mycket annat?

Nej, allt detta behövs inte alltid och inte så ofta och så mycket som på sina ställen blir fallet.

Jan Wallander, legendarisk VD och styrelseordförande för Handelsbanken, skrev en gång att VD:s dragningar om visioner och strategier i styrelser hade på honom en sömngivande effekt. Han fann ofta dessa irrelevanta och frikopplade från vad man konkret behövde jobba med. Men detta hindrar inte VD:ar och andra från att ofta gärna hålla med sådant som ser bra ut under en powerpoint-presentation, men som inte har så stor bäring på vad som är praktiskt relevant.

I en grupp HR-chefer från olika förvaltningar i en kommun hade en person gått från HR till att bli operativ chef och gav de övriga följande feedback: “Jag har nu upptäckt vilken mängd styrdokument vi förväntas förhålla oss till i verksamheten. Vänner, vi måste förändra vårt sätt att tänka.” Inlägget bemöttes av total tystnad. Vännerna var uppenbarligen inte intresserad av att förändra sina tankesätt.

I organisationer sysslar många med ceremonialitet, dvs sådant som ligger utanför det vanliga och är mer eller mindre rent symboliskt. Det signalerar rationalitet, viktighet, ordning och reda, ser tjusigt ut – men har ofta ringa produktiv effekt. Många organisationer har allt mer av detta. Ofta tar det mycket tid, kraft och resurser.

Flera olika krafter driver på: En är att många organisationer sysslar mindre med ren produktion och mer med administration, marknadsföring, kommunikation och service. En del av detta är konkret och utvärderingsbart, annat är mer mångtydigt och svårbedömt. Utrymmet för symbolik med oklart värde blir här större än om man sysslar med jordbruk och masstillverkning.

Organisationer utsätts för allt mer av lagstiftning och krav från olika håll att man ska ha omfattande strukturer och aktiviteter som måste klara en mer eller mindre ytlig granskning utifrån.

Vi får en allt mer omfattande samhälls-, organisations- och människoförbättringsindustri som hela tiden uppfinner, saluför och sätter press på organisationer att svara. Hållbarhet, mångfald, jämställdhet, affärsetik, certifiering av kvalitet, rätta värderingar, ledarskaps- och teamutveckling mm. Nya organisations-, ledarskapsmoden lanseras och avlöser varandra: Agilt, lean, coachande ledarskap, värdegrundsarbete, tillitsbaserad styrning osv.

Vi har också en överutbildning av folk från högskolan som gärna vill ha arbetsuppgifter i linje med den formella utbildningen, ofta sådant som innebär ökad administration, strategi, stöd, verksamhetsutveckling, policy-skrivande, kommunikation mm. Ibland skapar man ”fina” arbetsuppgifter. Olika enheter expanderar gärna. Och man håller inte bara sig själv utan även andra sysselsatta med tidskrävande aktiviteter. Ovan nämnda f d HR chef upptäckte till sin fasa detta när hon fick ett operativt chefsjobb.

Det är lätt att man i organisationer i välvilja men oförstånd lägger till mycket av föga värde och relevans.  (O)vanor som strategier, möten, dokumentationskrav kan envist leva sina egna liv. Därmed inte sagt att det är lätt att identifiera och skilja ut (onödig) ceremonialitet från produktiv verksamhet. Det är lätt att lägga till, svårare att dra ifrån. Tänkande och självständiga personer struntar i en hel del, men många är plikttrogna, osäkra och tanketomma. En del kan ta upp och vilja diskutera onödigheter, andra inser att man därmed lätt trampar på någons tår och får en ovän. (Värdegrund, jämställdhetsplan, arbetsmiljöfrågor, kvalitetssystem, chefsförbättring – allt är viktigt för någon)

Av dessa skäl krävs ibland systematiskt dumhetsbekämpning i organisationer, där snävsyn och slentrian utmanas. Om detta har vi skrivit i Dumhetsparadoxen (Fri Tanke 2018). Det hela kan innebära att man tillsätter en städpatrull. En sak är ständigt förbättringsarbete, men ibland är det viktigare att rensa ut och minska allt förbättrande. En grupp av folk som har översikt, förtroende, mandat, tjock hud och en del tid kan granska en verksamhet och vara öppen för synpunkter kring onödigheter. En del inslag kanske är motiverade i någon del i en organisation men kan städas ut i andra. En städpatrull får förhoppningsvis fram en lista med sådant som borde rensas ut. Man kan sedan ha en öppen diskussion och/eller en anonym omröstning om listan, där förhoppningsvis en del tänker till och gör sin röst hörd. Krav på att ledning gör något åt i alla fall halva den lista som man röstat om/tagit ställning till ter sig rimligt. Mycket tid, resurser och frustration kunde sparas på många ställen.

Mats Alvesson är professor i organisationsstudier vid Lunds universitet.