Så skapar du lugn och bättre resultat

En del chefer gillar ju när folk är stressade. Bra, tänker de, medarbetarna är på tårna och då blir saker gjorda, säger Jörgen Lerjestad.

Fast de cheferna är helt fel ute, menar han. När en person är stressad, springer omkring med axlarna vid öronen eller sitter hålögd vid datorn och skriker till vid en försynt förfrågan om när rapporten egentligen blir klar – då betyder det att arbetet utförs sämre än om det skulle utföras i lugn och ro.

– Många tror att man måste vara stressad för att få något gjort. Men det är precis tvärtom. Dessutom, man kan vara på tårna utan att vara stressad. Det är viktigt att se skillnaden mellan att vara stressad och att vara uppe i varv, med krävande uppgifter och tuffa tidsramar.

Stress försämrar vår förmåga att minnas, lösa problem och vara kreativa. Den förmågan stängs nämligen av för att kroppen ska klara av att fly från faran, från det som orsakar stresspåslaget.

Alla chefer har som uppgift att öka produktionsförmågan på ett företag eller en avdelning. Många tar till mer eller mindre effektiva åtgärder för att medarbetarna ska jobba mer och bättre, men många missar att just stressen är en vanlig prestationshämmare – och att det går att eliminera den. Det är en svår uppgift för en chef, men inte omöjligt.

– En stressad människa är inte högpresterande. Därför är det en chefs ansvar att försöka få medarbetarna att inte arbeta under stress, menar Jörgen Lerjestad.

Han föreslår att chefens arbete med att stressa av arbetsplatsen sker med fokus på tre områden. För det första gäller det att se över vilka normer och sanktioner som gäller.

– En felaktig norm är att det inte är okej att göra fel, och “här ska vi inte tala om när misstag begås, sånt mörkar vi i stället”. Då blir folk rädda för att göra fel, inte minst för att ingen annan erkänner att de misslyckats. Det skapar stress. En bra norm är den som används till exempel i flygtorn, där blir de glada om en flygledare rapporterar ett fel för då undviker man att göra om det igen.

Jörgen Lerjestads metod för att bearbeta stress hos personer och på företag utgår från att alla stresspåslag orsakas av rädsla. Stress över att till exempel att inte hinna klart i tid grundar sig i en rädsla för konsekvensen av en försening, utebliven befordran, mindre respekt hos kollegorna eller avsked.

Därför är det klokt av en chef att försöka eliminera en medarbetares rädsla. Till exempel genom att undvika att, direkt eller indirekt, hota medarbetare med straff för dåliga prestationer: “Om du inte uppnår säljbudgeten så måste vi ge kontot till en annan säljare.”

– Vad blir det för sanktion mot en person som faktiskt misslyckas eller blir rejält försenad med ett viktigt projekt? Om man riskerar avsked eller utfrysning blir folk rädda för att göra fel. Det kan göra medarbetarna både stressade och överdrivet försiktiga.

För det andra gäller det att se över ledningens förmåga att ta ansvar. En chef kan aldrig överlåta resultatansvaret till sina medarbetare, anser Jörgen Lerjestad.

– Det innebär att jag som chef aldrig kan gå till min chef och klaga på att min personal inte nått enhetens mål. För antingen har de inte fått tillräckligt med resurser, och då är det mitt fel. Eller så har de inte förstått uppgiften, det är också mitt fel. Eller så har de inte vågat säga till att de inte klarar uppgiften och då är det också mitt fel.

Det tredje området i arbetet för en stressfri arbetsplats handlar om att skapa en öppen kommunikation och förbättra återkopplingen på arbetsresultaten.

– Det får inte vara gissningsleken som gäller på kontoret. Man måste våga säga vad man tycker. Och kunna räkna med att chefen talar om ifall man lägger sin tid på rätt saker eller om man borde prioritera om.

Det bästa är förstås om en chef märker att en anställd ofta verkar stressad innan det gått så långt att arbetsresultatet blivit allvarligt försämrat eller att personen blivit långtidssjukskriven. Men frågan är hur mycket en chef kan lägga sig i.

– Jag tycker att en chef har en skyldighet att lägga sig i allt som kan påverka resultatet. Men sedan beror det förstås på hur man ställer frågan. Den chef som undrar “hur är det med dig, du verkar stressad?” för att snoka och kunna skvallra om det, ska väl helst inte fråga.

All stress uppstår inte på jobbet. Men det underlättar för en chef att veta orsaken.

– En chef kan ju inte ta ansvar för om en person är stressad för att hans barn blir mobbade eller frun är otrogen. Men det kan vara bra att veta varför någon presterar sämre under en period.

Gäller det allvarliga, personliga problem kan det vara läge att minska arbetsbördan. Men om det är stress som orsakas av vardagen på jobbet så är det oftast inte nödvändigt, eller ens någon bra idé.

– Man behöver inte ta bort arbetsuppgifter. Det kan göra jobbet tråkigare. Om folk vet vad de ska göra, hur de ska prioritera och att det inte är så farligt att göra misstag kan bara det eliminera stressen och de kan ha kvar samma uppgifter.
__________________________________________________________

“Alla kastar inte apelsiner”

– Alla kastar inte apelsiner i väggen när de är på väg att bli utbrända, som jag gjorde, säger Helena Westin, vd på RBS, Rörliga Bilder, som är webbteve-bolaget för Schibsted, SvD och Aftonbladet.

För några år sedan hade hon en utmattningsdepression som tvingade henne att vara sjukskriven i två år, varav sju månader på heltid. Det har nog gjort det lättare att upptäcka och hantera stress hos medarbetarna, tror hon, men verkar inte helt säker.

– Nej, för olika människor visar att de är stressade på olika sätt. Jag önskar att jag kunde säga att jag vet hur man ska göra, men… Jag vet bara vad som funkar för mig när jag är stressad.

Däremot har hon lärt sig att inte vara rädd för att prata om känsliga ämnen som stress och utmattningsdepression.

– Det finns en stigmatisering kring sådant. Men för mig är det så att om man sopar problem under mattan så blir det jättestort, om man lägger upp det på bordet så öppnar man dörrar för lösningar.

Ibland kan det vara läge att ge en person order att gå hem. Andra gånger kan det vara helt fel att ta ifrån folk ansvar.

– Som när jag själv kom tillbaka efter min utbrändhet. Då skulle jag sitta som en slags strategigumma i ett hörn. Då insåg jag att jag är hetluftsjunkie, jag måste få bekräftelse i ett större sammanhang.

Den senaste tiden på jobbet har varit “otroligt besvärlig”, med uppsägningar och omstrukturering inom RBS.

– När det är stressigt och tungt är det första att göra att andas djupt. Stanna upp, om så bara en minut, andas och samla ihop sig, eller gruppen.