Så hittar du den rätta

Lena, som tidigare jobbade med personalfrågor på ett stort företag, har erfarenhet av hur fel det kan gå när företag anlitar en konsult. Det uppstod en situation med mobbning på Lenas gamla arbetsplats.

– Vi beslöt oss för att anlita en konsult för att reda ut situationen. Ett av problemen var att avdelningen hade en informell ledare vilket gjorde situationen svår för den egentliga chefen. Som ett resultat av konsultens arbete valde den som varit mobbad att söka ett annat arbete. Därefter löstes situationen upp. Så här i efterhand tycker jag att vi borde ha hanterat det på egen hand. Eftersom den som varit mobbad slutade fick varken chefen, den informella ledaren eller övriga medarbetare klart för sig vad som var fel och hur det egentligen borde vara. Vi fick inte till stånd någon ordentlig diskussion om etik och värderingar vilket gjorde att risken för att historien skulle upprepa sig var uppenbar. Dessutom hade vi på HR kunnat förbättra vårt renommé genom att ta tag i situationen på ett bra sätt.

Ovanstående exempel är hämtat ur boken Mot samma mål– så lyckas du med köp av HR-konsult. Författaren och konsulten Pia Juhlin Åstrand betonar hur viktigt förarbetet är när man anlitar en konsult.

– Den första frågan du ska ställa är om det är rätt att anlita en konsult eller inte, säger hon.

Pia Juhlin Åstrand säger att det ofta förekommer en övertro på vad konsulter faktiskt kan uträtta, eller så anlitas de av fel anledningar.

– Konsultköpet kan också bli ett alibi för att inte göra något själv.

Hitta rätt mix

Det är mycket att tänka på när man ska avgöra om ett problem eller uppgift bäst hanteras av anställd personal eller konsulter. Om det handlar om större projekt gäller det att hitta rätt mix mellan de båda grupperna. Ett av de vanligaste argumenten för att hyra in konsulter är att den eftersökta kompetensen saknas i företaget. Pia Juhlin Åstrand anser inte att det alltid är ett hållbart argument.

– Det du då måste fråga dig är om behovet av kompetensen är tillfälligt eller återkommande. Om det är återkommande kan det vara bättre att rekrytera en ny medarbetare.

Magnus Sjöholm är resource manager på läkemedelsbolaget Astra Zenecas it-avdelning i Södertälje. Hans uppgift är att bemanna nya projekt, vilket ofta innebär att ett stort antal konsulter anlitas.

– När ett behov uppstår i linjeorganisationen eller när ett nytt projekt initieras gör vi först en bedömning av vilka resurser som krävs och sedan går vi igenom vad som finns tillgängligt i företaget, både i form av anställda och av redan in¬hyrda konsulter, säger han.

Astra Zeneca har ett system där man hela tiden kan se var i företaget det finns inhyrda konsulter, vilken kompetens de har och när deras uppgifter beräknas vara klara.

– Om vi inte har de resurser som krävs internt är första åtgärden att se efter om det finns någon inhyrd konsult någon annanstans som skulle kunna passa.

Finns ofta en rädsla

Även om behovet är tydligt drar sig många företag för att bemanna ett projekt med alltför många konsulter. Ofta finns en rädsla att det blir svårt att ha kontroll över resultatet. Magnus Sjöholm dröjer lite med svaret på frågan om när en anställd är att föredra framför en konsult.

– Vår strategi är till exempel att projektledaren ska vara anställd, men sedan har många slutat och anställningsstopp har gjort att det inte gått att ersätta dem med nyrekryteringar. Då har vi anlitat konsulter och det har fungerat bra.

Han berättar att Astra Zenecas it-projekt normalt är bemannade med en stor andel inhyrda konsulter, ibland mer än hälften. Det finns också, enligt Magnus Sjöholm, andra fördelar med att ha konsulter i stället för anställda på strategiska befattningar.

– En anställd kan sluta medan en konsult normalt stannar kvar så länge vi betalar, säger han.

Han nämner ett nyligen genomfört jätteprojekt.

– Vi skulle byta ut koncernens HR-system. I det projektet var en tredjedel av personerna anställda och resten kom från annat håll.

Totalt handlade det om runt 200 externa konsulter. En stor fördel med så många konsulter var att företaget snabbt kunde göra sig av med folk när projektet var klart.

Skapa en ram för dina köp

Finns behovet är nästa stora fråga att hitta rätt konsult. Både Pia Juhlin Åstrand och Magnus Sjöholm anser att det är bra att upphandla ramavtal. Astra Zeneca gjorde för några år sedan en uppstramning av inköpsprocessen. Antalet leverantörer med ramavtal bantades från flera hundra till mellan 10 och 15, vilket medfört en rejäl kostnadsbesparing.

Magnus Sjöholm betonar att det är viktigt att regelbundet se över och omförhandla villkoren i ramavtalen.

– Att ha förhandlat fram ett jättebra pris är inte alltid så lyckat. Då finns en risk att konsultbolaget låter de bästa konsulterna ta andra uppdrag som lönar sig bättre och skickar mer juniora förmågor till er.

Risk att gå ifrån avtal

En annan risk är att börja gå ifrån ramavtalet och betala mer.

– Speciellt i högkonjunktur, om du verkligen behöver just den personen, är det lätt hänt att du går med på att gå över vad ni kommit överens om i avtalet, säger Magnus Sjöholm.

Han anser att ramavtalen bör omförhandlas minst en gång om året. Pia Juhlin Åstrand tycker att många privata företag borde lära av hur offentliga myndigheter gör när de genomför upphandlingar.

– Förutom att det ofta resulterar i bättre villkor så är det ett bra sätt att skapa överblick över marknaden, säger hon.

Pia Juhlin Åstrand påpekar att man som privat företagare inte är bunden av att välja det bolag som uppfyller kraven bäst, utan kan ta ett annat anbud, kanske för att man känner konsulten. Priset är en viktig variabel när Astra Zeneca väljer vilka konsultbolag, men det finns andra saker som är av avgörande betydelse.

– En bra key account manager kan göra hela skillnaden, säger han. En sådan ska vara aktiv och fungera som ett bollplank. Det räcker inte att ringa ibland och fråga om vi behöver något. De måste hålla sig informerade så att de kan vara med och prata om framtiden och kanske komma med egna initiativ.

Viktigt med tillgänglighet

En annan viktig är tillänglighet, att bolaget snabbt kan få fram rätt konsulter när ett behov uppstår, antingen genom egna anställda eller under- konsulter.

– I England återkommer konsultbolaget normalt inom 24 timmar med ett förslag. I Sverige är vi vana vid att det tar lite längre tid men det bör ändå gå hyggligt snabbt, säger Magnus Sjöholm.

Även en aldrig så noggrann upphandling räcker tyvärr inte. I ett lyckat projekt bör man vara med själv och välja de personer som utför uppgifterna. Konsultbolaget föreslår kandidater och ansvarar för att de överensstämmer med vad ni kommit överens om. Men i slutänden måste kunden fälla avgörandet.

– På Astra Zeneca läser vi deras cv:n, träffar dem för intervjuer och tar vid behov referenser, säger Magnus Sjöholm.

Det har visat sig vara värt att lägga tid på det här momentet.

– Vissa konsultbolag har, i sin iver att sälja, en tendens att skicka vem som helst på intervju. Det är inte alltid som personen då vet vilken sorts uppdrag det handlar om, säger Magnus Sjöholm.

Varning för att bli för mycket kompis

Pia Julin Åstrand varnar för att bli för mycket kompis med konsulter. Även om kunskaper om företaget är viktigt finns det en risk när någon blir ”huskonsult”.

– Då förlorar du det där som är en viktig poäng med konsulter, att få någon att se på problem med nya ögon. Även om en konsult är jättebra på en sak kanske det finns en annan som passar bättre för att utföra andra uppgifter, säger hon.

Pia Juhlin Åstrand menar att köparna måste våga prova nya konsulter. Och har man gjort bra förarbete känns förmodligen det steget betydligt kortare än tidigare.

Margaretha Levander

Tio råd som gör dig till en bättre konsultköpare

1 Överväg alltid möjligheten att inte anlita konsult!

Ibland är en konsult att föredra, men ofta löser du ditt problem bättre med en anställd medarbetare. Om du behöver kompetens som saknas i företaget bör du fråga dig om det handlar om ett tillfälligt eller återkommande behov. Om behovet är återkommande är det kanske dags att rekrytera en ny medarbetare eller vidareutbilda någon av de befintliga. Om du väljer att anlita en konsult för att täcka ett återkommande behov är behovet av dokumentation extra stort, så att ni till nästa gång vet vad ni har gjort. I valet mellan konsult och anställd bör naturligt¬vis även de ekonomiska resurserna vägas in, både kostnaden för att hyra in en konsult och de kostnader som det medför att flytta en anställd från den vanliga verksamheten.

2 Se till att du vet vad proble¬met egentligen är och fundera även på vilket resultat du förvän¬tar dig!

Om du är osäker på vad problemet egentligen är och hur det bör lösas kan det vara klokt att först anlita en förkon¬sult som kan belysa själva frågan. Eller så kanske det kan vara en lämplig uppgift för en pensionerad före detta anställd eller student.

3 Upphandla ramavtal!

Fler privata företag borde ta efter den offentliga sektorn och göra upp¬handlingar. Förutom att du ofta kan sänka kostnaderna så ger det dig en bra överblick över marknaden. Som privat fö¬retagare är du dessutom, till skillnad från offentliga myndigheter, inte bunden att alltid välja det ”vinnande anbudet”. Men glöm inte att omförhandla ramavtalen regelbundet, minst en gång per år. Ram-avtal som ingen följer är en styggelse.

4 Se till att få rätt mix av konsul¬ter och anställda!

Anställda kan organisationen och kan lättare placera in ett nytt projekt i sitt sammanhang. Samtidigt bör du tänka på det kan vara värdefullt både med ny kompetens och nya ögon som dessutom

5 Håll koll på redan inhyrda konsulter!

Om du arbetar på ett stort företag är det en god idé att känna till vilka konsulter som finns på andra avdelningar och när de kan tänkas bli lediga. Det kanske också finns konsulter som inte utnyttjas fullt ut hela tiden.

6 Välj konsultbolag som kan agera som en aktiv motpart!

En bra kontaktperson håller sig informe¬rad om din verksamhet, har regelbunden kontakt och kommer med egna initiativ. En person som bara sitter och väntar på att du ska ringa bör du nog inte ringa.

7 Var lika noggrann när du rekry¬terar konsulter som när du rekryterar anställda!

Att se till att ett uppdrag bemannas med rätt konsulter kräver nästan lika mycket jobb som en rekrytering. Granska deras cv:n, intervjua och ta vid behov referenser. Om det handlar om tekniska konsulter kan det vara bra att ha med en intern specialist. Om du själv känner dig osäker i intervjusituationen kan det vara en god idé att prata med personalavdelningen.

8 Se till att konsulterna vet vad som krävs!

Ibland är de lite för ivriga med att sälja in ett uppdrag, vilket gör att de skickar första bästa person som är ledig.

9 Se till att konsulterna har bra villkor!

Att du betalar bra betyder inte automa¬tiskt att den eller de personer som utför jobbet får bra betalt. Om konsulten är missnöjd är risken stor att han eller hon slutar.

10 Våga anlita en ny konsult!