Så chockhöjde han stämningen

Kjell Svanström och de övriga i ledningsgruppen på it-företaget Active Solution hade försökt hantera problemen på arbetsplatsen, men i mitten av april 2007 stod det klart att de hade misslyckats. Veckomötet den morgonen var en katastrof, minns Kjell Svanström. Han hade sett just de signaler han inte ville se på företaget: folk satt tysta och tittade ner i bordet, trots att avgörande frågor skulle avgöras. Om någon ändå sa något var tonen hård.

Utanf flikterna med kollegorna – men bara i enrum med chefen.

Finns det något värre än att kollegorna kommer sent, går tidigt och slappar under arbetsdagen, samtidigt som man själv jobbar hårt under tidspress? Nej, det tyckte inte flera av de anställda på Active Solution.

– En del var också irriterade på oss chefer, de trodde inte att vi såg det här att vissa inte jobbade lika hårt som andra. Men det är inget man vill basunera ut, när man försöker lösa sådana problem, säger Kjell Svanström.

Trots det massiva missnöjet var ingen beredd att tala om problemen öppet. I stället växte något som kan beskrivas som ett invecklat angivarsystem fram. På företaget med bara 30 anställda tyckte Kjell Svanström att det var svårt att lösa konflikterna. Inte minst som ord stod mot ord och medarbetare avkrävde honom tystnadsplikt. Det gjorde det svårt att agera på den information han fått.

– Vi försökte kartlägga och bena ut konflikten, men det var svårt. I bland fick jag känslan av att personer var framskickade för att ge ett visst budskap, från någon annan, som själv inte tyckte sig kunna förmedla detta.

Produktionen blev lidande.

– Vi är ett tjänsteföretag och det är förstås inte bra när energin hos dem som jobbar här går till saker som inte är så konstruktiva.

I samband med att problemen blev tydliga fick Active Solution kontakt med ett HR-företag som jobbar med personalutveckling baserad på så kallad emotionell intelligens och valde att pröva deras tjänster. Kjell Svanström och övriga personer i ledningen gick tillsammans med konsulter på HR-företaget igenom problemen, och kom fram till hur man ville försöka lösa dem: Det viktigaste var att förbättra kommunikationen och få folk att ge feedback till varandra.

– Det kändes som att vi behövde lära oss hur man vågar stå upp för det man tycker, och att också kunna säga till andra att “lämpa inte över dina problem på mig”, säger Kjell Svanström.

För att förbättra kulturen på jobbet inleddes ett coachningprogram. Men det handlade inte om några externa coacher som skulle peppa medarbetarna, utan om att de gamla vanliga kollegorna fick nya roller i varandras liv på jobbet. Alla fick tala om vem de helst ville ha som sin coach. Det blev sex personer som fick gå en kort kurs i hur man coachar sina medarbetare, hos HR-företaget Kandidata.

Varje medarbetare har ett möte i kvartalet med sin coach. Tanken är att man ska tala om sin egen utveckling och hur man trivs på jobbet. Finns det problem så har den anställde någon att bolla lösningar med.

– De här coachningsamtalen har gjort att vi fått mer tryck på den personliga utvecklingen. Den biten är inte längre så avgränsad till att, shit nu är det dags att beta av årets PU-samtal igen, säger Kjell Svanström.

Active Solution är ett företag som tjänar sina pengar på att utveckla IT-system. Det är hård teknik som säljs men företaget valde att lägga ett par hundratusen för att utveckla personalen inom mjuka frågor.

– Ja, för att tekniken kan vi ändå. På det området finns det ett enormt driv hos medarbetarna, folk lär sig själva hela tiden. Och nu när vi blivit bättre på kommunikaton har vi kommit på en ny grej, varje vecka får en person berätta om sitt bästa tekniktips eller kunderfarenhet för dom andra.

Fast alla gillade inte att lämna programmeringen och sätta sig och prata med en coach.

– Det var flera som inte ville vara med, de tyckte nog att det inte kändes så ingenjörsmässigt, det upplevdes som lite flummigt, säger Kjell Svanström.

Flummigt eller inte, resultatet blev som man hade hoppats. Bättre stämning, roligare att vara på jobbet och mer fokus på arbetsuppgifterna.

Fast satsningen på att få folk att prata oftare och mer öppet med varandra var inte hela lösningen på problemen på arbetsplatsen. Det fanns en annan del också, som kanske inte känns lika mjuk.

– Man hade kanske velat säga att det här med coachningen var den enda anledningen till att det blivit så mycket bättre här, men… Det faktum att flera personer slutade och nya började bidrog också.

Några av dem som valde att lämna företaget gjorde det på grund av en het arbetsmarknad med gott om roliga erbjudanden. Flera hade dessutom varit så länge på företaget att det var läge att byta, tycker Kjell Svanström.

– Jag tror att en del tyckte att det här coachningprgrammet var så jobbigt att det bidrog till att de slutade här.

Det senaste veckomötet var helt annorlunda jämfört med hur det var för ett år sedan.

– Det är ett helt annat engagemang i dag hos alla som jobbar här. Folk kommer till exempel med motfrågor när ledningen presenterar förändringar, folk kommer med synpunkter, det är sådant som driver företaget framåt.

En oväntad personlig vinst för Kjell Svanström var att han lärde sig mer om sig själv som chef. Innan coachningprogrammet startade fick även Kjell Svanström och de andra fem personerna med chefsjobb gå en ledarkurs hos Kandidata. I samband med det gjorde han ett test av sina personliga egenskaper. Det mesta av resultatet var som han väntat sig, förutom på en punkt.

– Det som överraskade mig var att jag var så självkritisk. Jag tyckte sällan att något jag gjorde var tillräckligt bra, det drev mig till att jobba extremt mycket.

Kjell Svanström ser ett samband mellan hur det var på arbetsplatsen och de höga krav han ställde på sig själv som vd.

– Med tanke på turbulensen som var då, folk var inte direkt jättepositiva, så var min självkänsla lite naggad i kanten.

I dag försöker han ställa något lägre krav på sig själv.

– Nu tänker jag, när jag inser att jag kunde gjort något lite bättre: “Är det här livsavgörande?” Ibland får man bara tänka att det man gjort duger, även om det inte är perfekt, då orkar man mer.

________________________________________________________

Framgångsreceptet

Problem: Motsättningarna inom företaget fanns främst på grund av att vissa personer upplevde att de jobbade hårdare än andra. De som var missnöjda ville tala i enrum med chefen och vill ogärna stå för sin kritik öppet.

Lösning: Varje medarbetare fick välja en kollega som coach för att diskutera sin personliga utveckling och eventuella problem på jobbet med honom eller henne. Dessutom bidrog en stor personalomsättning under det senaste året, på ett företag där många dittills hade arbetat många år, till att konflikterna löstes.

_________________________________________________________

Active Solution

Bolaget är ett it-konsultföretag som främst utvecklar it-system. Företaget grundades 1998, av bland andra Kjell Svanström, som också är vd. Företaget har 30 anställda och sitt säte i Stockholm.