Hyran ner och trivseln upp

Skanska, Försäkringskassan och Swedbank har alla gått över till så kallade aktivitetsbaserade lokaler. Syftet är att spara pengar och utnyttja lokalerna mer effektivt, men också att skapa en kreativ arbetsplats med bättre möjligheter till samarbete och informationsflöde mellan de anställda.

Konceptet bygger på att kontorsytan delas upp efter funktion och får benämningar som ”touch down-yta” och ”hemvist”. Det finns inga fasta arbetsplatser utan de anställda väljer en ledig plats när de har behov av en.

Det finns inte heller skrivbord så det räcker åt alla eftersom 30 procent av de anställda erfarenhetsmässigt inte är på kontoret eller inte behöver ett skrivbord vid en given tidpunkt.

Varje anställd har i stället en ”hemvist” med ett privat skåp för förvaring. Det är också till en del ett förverkligande av den gamla drömmen om det papperslösa kontoret, pärmarnas tid är på väg att ta slut. Samtidigt kan det vara ett sätt att få till stånd en kulturell förändring i en organisation.

– Det finns på dagordningen hos de flesta företag som vill få till en förändring. Arbetsplatsen ska utformas så att medarbetaren kan lösa sin uppgift optimalt och det är inte skrivbordet som avgör det utan vilka möjligheter som finns, säger Erik Dellner, vd på Nextport som var rådgivare när Swedbanks huvudkontor flyttade från Brunkebergstorg i centrala Stockholm till förorten Sundbyberg i våras.

Aktivitetsbaserade kontor kräver både lugna zoner där det går att sitta enskilt och skriva utan att slippa bli störd, och mer aktiva zoner där exempelvis projektgrupper kan ha möten. Det är inget nytt fenomen utan har funnits i olika former sedan 1990-talet. Skillnaden i dag är att tekniken med trådlöst bredband och mobila lösningar gör det möjligt att genomföra arbetssättet fullt ut.

Enligt Erik Dellner är det primära syftet med ett aktivitetsbaserat kontor att personalen ska kunna arbeta mer effektivt, inte att minska hyreskostnaderna. Men det ena goda utesluter ju inte det andra.

– Kontorslösningen initierades av fastighetsbolag som Diligentia, som ändå lever på att hyra ut kvadratmeter. Men att minska kostnaderna är ändå ett viktigt skäl för hyresgästen och allt annat lika minskar ytan med 20–30 procent i denna lösning.

Det aktivitetsbaserade kontoret bygger på ett öppet och kommunikativt ledarskap, och ledningen måste lita på att personalen gör sitt jobb utan att den vet var varje anställd befinner sig i varje ögonblick. Även ledningen brukar välja att inte ha fasta platser, men här har vissa backat.

– Behovet av diskretion kan bidra till att ledningen behöver egna rum. Om ledningsgruppen i ett börsnoterat bolag sitter öppet finns alltid risken att kurspåverkande information läcker ut till obehöriga, säger Erik Dellner.

Det första testet av ledningens kommunikativa talanger kommer när personalen ska övertygas om fördelarna med den nya arbetsmiljön.

– Allt det goda i att skapa en stimulerande och effektiv miljö riskerar att gå till spillo om man inte förbereder hela organisationen, säger Erik Dellner.

När företaget väl har bestämt sig och förberett de anställda, börjar den svåra uppgiften att få det att fungera i praktiken. För hur länge får man egentligen ockupera ett skrivbord? Det kan vara rätt så irriterande att komma tillbaka från lunchen och upptäcka att prylarna ligger i en hög och att någon annan har tagit över skrivbordet. På Skanskas huvudkontor i Stockholm får den som inte plockar undan efter sig leta upp sina tillhörigheter på en uppsamlingsplats. Ett annat problem som uppstår på större kontor är svårigheten att hitta varandra, eftersom ingen har fasta platser. Dessutom kan det ta tid att hitta ett ledigt skrivbord och att packa upp och ner sina saker, ibland kanske flera gånger per dag.

– Det behövs interna regler och verksamheten behöver hitta sitt eget system, säger Erik Dellner.

Men för det mesta brukar personalen vänja sig ganska fort vid det nya arbetssättet. Det finns studier som pekar på att personalen trivs bättre i aktivitetsbaserade kontor där det finns valmöjligheter, än i traditionella kontorslandskap med fasta platser.

Arbetssättet har även påverkat arkitekternas vardag.

– Förr handlade det mer om hur lokalerna såg ut, men nu har arbetssättet hamnat i fokus. Aktivitetsbaserade kontor tillsammans med en attraktiv design kan bli något väldigt bra, säger Thomas Eriksson, arkitekt på TEA som bland annat har arbetat med Ericsson och Fabege, och som nyligen påbörjat ett projekt för att aktivitetsanpassa Icas huvudkontor.

– Det är en förändringsprocess som måste involvera hela företaget och många kunder tar in en processledare som vi arkitekter har ett nära samarbete med under projektets gång.

Hotellmiljön är en viktig inspirationskälla för TEA.

– Du kommer in i lobbyn och har ett möte där framför brasan för att sedan gå och träna. Efteråt blir det lunchmöte i ett av de mindre rummen för att senare avsluta dagen med att sitta och skriva på rummet. Det blir en känsla av att vara medlem av ett ställe med valfrihet och flera funktioner i stället för att bara gå till jobbet. Det både motiverar och engagerar, säger Thomas Eriksson.

Även ett bibliotek i Berlin har bidragit med uppslag.

– I ett bibliotek väljer du en plats för att sitta ned och studera. När det är dags för lunch lämnar man sina tillhörigheter för att senare återvända innan tiden tagit slut. Biblioteket i Berlin hade löst problematiken med ockuperade platser med en p-skiva som visar hur länge man varit borta. Något för andra att ta efter, säger Thomas Eriksson.

Men aktivitetsbaserade arbetsplatser passar långt ifrån alla. Exempelvis inte för företag som har mycket stationär utrustning, som i mediebranschen. Delar av finansbranschen och myndigheter som arbetar med säkerhetsfrågor och liknande kan också vara mindre lämpade.

– Bolag med hög integritet som advokatbyråer eller banker har behov av många mötesrum och ledningen behöver närhet till slutna rum. Advokatbranschen har lyft sig från att tidigare arbetat i mer stela och stängda miljöer. I dag arbetar den absolut inte aktivitetsbaserat, men har ändå öppnat upp kontoret och gjort miljön mer attraktiv och levande för kunderna och medarbetarna, berättar Thomas Eriksson.

Fabege sitter sedan ett år tillbaka i aktivitetsbaserade lokaler i Arenastaden i Solna. Efter ett halvår kände delar av personalen att de saknade medarbetarna med likartad kompetens och samma organisationstillhörighet. Det löste fastighetsbolaget genom att skapa hemvister.

– Grupptillhörigheten är viktig och inte minst informationsflödet i gruppen. Med hemvister kan man lättare hitta kolleger inne på kontoret. Vi har fortfarande inga fasta skrivbord men varje avdelning har en egen plats på kontoret, berättar Anna-Lena Carlstedt, affärsutvecklare på Fabege.

Anna-Lena Carlstedt bekräftar att intresset är stort för aktivitetsbaserade kontor bland Fabeges hyresgäster.

– Det är fascinerande många som hör av sig och är intresserade. Även de företag som inte ska flytta överväger att införa det i befintliga lokaler, säger hon.

Huruvida det är dyrare att bygga ett aktivitetsbaserat eller ett traditionellt kontor är svårt att uttala sig om generellt.

– Om fler människor ska vistas på en mindre yta behövs mer ventilation och belysning samt andra it-lösningar. Investeringar måste också göras för att skapa en kreativ och stimulerande arbetsmiljö med inbjudande loungemöbler men också tysta avdelningar, säger Anna-Lena Carlstedt.