Ett e-brev betyder så mycket

Som ett brev på posten brukar det ju heta, men det stämmer i allt mindre grad. Förra året blev ett ödesår för postmarknaden, då antalet adresserade brev i olika former föll för första gången. Nedgången på 3 procent från år 2000 till nästan 3,15 miljarder brev var visserligen liten, men trenden är tydlig eftersom volymen låg still år 2000 från 1999.

För Posten kommer detta inte helt oväntat men sätter ändå företaget under press eftersom minskad efterfrågan är svårt att kombinera med prisregleringar, samhällsansvar och allt tuffare konkurrens från elektronisk kommunikation och andra post- och paketföretag.

Elektroniska försändelser

Det som händer är inte att människor, företag och myndigheter kommunicerar mindre, snarare är det tvärt om. Ny teknik och nya beteendemönster öppnar för alternativa sätt att skicka information än via posten.

Papper som bärare av information är inte längre så självklart som det varit. Elektronisk kommunikation som e-post, fax och vanliga telefonsamtal har visserligen funnits ett bra tag men det är först nu när internet når merparten av befolkningen och har blivit en del av de allra flestas vardag, hemma eller på jobbet, som utvecklingen kan ta fart på allvar.

De allra största postströmmarna i dag är kommunikation från företag och myndigheter till privatpersoner. De postsäckarna utgör 63 procent av volymen och innehåller allt från adresserad reklam, deklarationer, räkningar och girobetalningar.

Den post som skickas av privatpersoner når inte ens upp till 10 procent av den totala mängden. I genomsnitt lägger varje hushåll faktiskt bara runt 190 kronor på portovarje år.

Den stora volymen post är alltså de där rätt trista fönsterkuverten som till övervägande del innehåller rutinmässig information. Till skillnad från till exempel ett gratulationskort som kanske föräras en plats på hyllan, så är det egentligen inte nödvändigt att skicka informationen just på papper. Det viktiga är att den når mottagaren.

På längre sikt talar allt för att den här typen av nyttopost, alltså kontoutdrag, lönebesked eller besked om att sotaren kommer nästa vecka, kommer att försvinna nästan helt. I stället skickas informationen digitalt till mottagaren. Det handlar om en beteendeförändring bland användarna som redan har startat. Hur snabbt en sådan här process

går är det stora frågetecknet snarare än om omställningen sker. Men om tio år bör processen ha kommit ganska långt.

Starka drivkrafter

Det handlar om att människor ska vänja sig vid företeelsen och även känna förtroende för det nya sättet att skicka informationen. Andra ändringar i beteendet som kanske kan användas som jämförelser är betal- och kreditkortens snabba uppgång liksom att ta ut pengar från en bankomat. Få människor ser väl något konstigt med att hämta sina kontanter därifrån snarare än från en kassa i banken eller Posten, som var fallet innan bankomaternas intåg i början på 1980-talet. Att hämta sina kontanter i en uttagsautomat är idag det normala. Andra sätt är undantagen.

På samma sätt kan det normala om tio år mycket väl vara att det mesta av den post som i dag kommer till hushållet på papper levereras digitalt.

Drivkrafterna bakom en sådan förändringsprocess är starka. I första hand har de som i dag till 90 procent betalar för den pappersbaserade posten många slantar att spara på att i möjligaste mån gå över till att skicka sina meddelanden digitalt. Dessutom så är digitalt skickade meddelanden lättare för mottagaren att hantera när man väl vant sig vid det.

Katalysatorn i postgångens metamorfos är den finansiella sektorn och olika försändelser som har med finansiella transaktioner att göra. I dag utför runt 35 procent av svenskarna sina bankärenden via en dator med internet och antalet användare fortsätter att stiga i rask takt. Andelen räkningar som betalas via internet är ungefär lika stor. Resten görs via den pappersbaserade kommunikationen med bankgiro och postgiro.

Redan det faktum att räkningar betalas via internetbanker har förstås minskat brevvolymen, eftersom färre kuvert skickas till bank och portgirot än som annars hade varit fallet. Nu börjar det också att lossna för digitaliseringen av fakturan vilket gör att hela processen kan befrias från kommunikation via papper.

Bara godkänna

Tekniken och systemen för att låta företag slippa skicka ut pappersfakturor har funnits ett bra tag. Men att det funnits två konkurrerande system har krånglat till det för företagen som varit avvaktande.

Elektroniska fakturor fungerar så att bankkunden kan välja att få sina räkningar skickade till datorn i stället för brevinkastet. Då kan kunden titta på räkningen på skärmen och om allt verkar stämma så betalas räkningen eller fakturan. Givetvis kan den också skrivas ut på papper.

Till skillnad från i dag behöver kunden inte göra några inmatningar från en räkning som skickats hem utan bara godkänna fakturan. Förutom den besparing företaget gör genom att slippa skicka ut pappersfakturan så minskar också andelen fel dramatiskt. I dag när bankkunderna själva matar in både kontonummer, mottagare och så kallade OCR-nummer, som visar betalningsmottagaren vilken räkning det är, så blir det rätt ofta fel. Precis som när giroblanketterna fylls i.

Att det blir fel kostar rätt mycket, oavsett om det sker via pappersgiro eller internet. Företag med stora mängder betalningar från hushåll, till exempel kraftbolag och teleoperatörer, kan sysselsätta tiotals personer med att rätta till felaktiga betalningar.

Hittills har det varit ganska tyst kring de elektroniska fakturorna men nu håller de två konkurrerande systemen på att kopplas ihop. Under sommaren körs olika tester och ett sammankopplat system ska vara klart för drift i höst, lovar bankerna.

Tror på snabb ökning

I dag har Nordea och Föreningssparbanken e-faktura tillsammans, medan SEB, Handelsbanken, Östgöta Enskilda bank och Skandiabanken har systemet e-giro. Från och med i höst ska alltså systemen fungera ihop. Det gör att ett företag som önskar skicka elektroniska fakturor till sina kunder bara behöver skicka informationen till ett system. Sedan skickas de vidare till varje internetbank. Det kan verka trivialt men för företagen blir det avsevärt billigare och enklare än att behöva förse två system med information.

I dag är ett hundratal företag ansluta till e-faktura medan e-giro har några tiotal företag anslutna. Bankerna tror dock på en snabb ökning av antalet anslutna företag när systemen väl är hopkopplade. Med ett större antal fakturautställare i systemet så ökar intresset också från hushållen vilket i bästa fall kan leda till en positiv spiral av stigande utnyttjande.

Företagen som skickar fakturorna har givetvis ett starkt intresse av att öka användningen av elektroniska fakturor så snabbt som möjligt. Hur stor besparingen blir är ju helt beroende av volymen. Det sätt som bankerna föser in mer eller mindre obstinata kunder i internetbanken är en god indikation på vad som är att vänta.

Information och reklam kopplat med både piska i form av avgifter och morot i form av bättre service spelar en stor roll för den snabba ökningen för internetbankerna i Sverige. För bankerna är frågan enkel. Eftersom de tjänar på att kunderna går över till internetbanken så kan de också betala för att skynda på processen.

Autogiro ökar

Något liknande kommer att ske också för elektroniska fakturor och säkerligen så småningom även för post i största allmänhet. Redan i dag lägger kabel-tv-operatören UPC på en extra avgift för dem som inte betalar via elektronisk faktura eller med autogiro. För att få en faktura hem i brevlådan som kan betalas på traditionellt sätt så tar UPC ut en avgift på 15 kronor som företaget menar speglar kostnaden.

Enligt UPC har responsen på avgiften varit stor och anmälningarna till autogiro eller elektroniska fakturor kommer in i en strid ström. Av UPC:s 160 000 kunder har i dag runt 50 000 autogiro och mellan 30 000 och 40 000 använder elektroniska fakturor.

När människor väl börjar vänja sig att ta emot fakturor i datorn så är inte steget långt till att göra så med mycket av den övriga posten också. Även här finns förstås en stark drivkraft från företag och myndigheter som skickar posten, eftersom kostnader kan sänkas.

Även när det gäller att ersätta utskick i största allmänhet med digital kommunikation så är bankerna tidigt ute. I stort sett alla internetbanker erbjuder sina kunder att sluta få hem kontoutdragen på papper via den vanliga posten. I stället erbjuds ökade möjligheter att lagra sin transaktionshistorik i datorn. Andra typer av korrespondens som avräkningsnotor och andra typer av verifikationer kommer också snart att kunna erbjudas i digitalt format för att på så sätt kunna reducera mängden papper som kommer via posten.

Lönebeskedet nästa

En typ av utskick som ligger i startgroparna för digital distribution är lönebesked. Både Nordea och Handelsbanken håller på att ta fram lösningar där kunden i internetbanken får lönebeskedet in i datorn på samma sätt som den elektroniska fakturan.

I förlängningen så kan all sorts administrativ post komma ifråga för digital distribution och det gör att kvar på hallmattan blir den privata posten, reklamen och tidskrifterna. Även reklamen kommer till viss del att distribueras digitalt och säkert också en del av den privata posten. Posten säger själv att nedgången i försäljningen av utlandsporto i Sverige beror på att det skickas färre vykort – vilket i sin tur beror på att mobiltelefoner i viss mån ersatt vykortet.