Den som känner tillmålen jobbar bättre

Man kan förstås tycka att det var synd, för Ica, att just Ica-butikernas medarbetare hittills inte ingått i den stora performance management-satsning som gjorts inom den övriga koncernen. Då hade man möjligen kunnat undvika köttfärsskandalen som tv:s Uppdrag gransknings avslöjande i förra veckan.

För vitsen med performance management är bland annat just att motverka beteenden som inte leder till att företagets övergripande mål uppfylls.

Tanken är att om alla medarbetare vet exakt på vilket sätt de bäst bidrar till företagets stora, övergripande mål så blir det lättare för dem att inrätta sin arbetsvardag samt utveckla sitt arbetssätt och sin kompetens för att nå dit.

– Det handlar om att medarbetarna ska få veta vad som förväntas av dem, säger Karin E Svensson, ansvarig för projektet.

På Ica startade satsningen för snart ett år sedan, efter att Karin E Svensson tillsammans med sin projektgrupp arbetat drygt ett år med förarbete och planering. Det hela började hos koncernchefen Kenneth Bengtsson som höll medarbetarsamtal, enligt den nya modellen, med alla i sin koncernledning, som i sin tur hade samtal med sina respektive chefer, som sedan hade samtal med sina underordnade och så vidare tills alla i personalen hade haft samtal.

Det låter kanske inte som världens mest revolutionerande ledarskapsidé, att låta folk få veta vad som är deras ansvar och sedan se till att de uppfyller det. Men Karin E Svensson tycker att skillnaden är stor, jämfört med hur man arbetade tidigare.

– Den största skillnaden är att vi nu går ner ända till varje enskild medarbetare där vi tidigare bara såg till hur hela avdelningen skulle arbeta för att uppnå målen, säger hon.

Exempel på målformuleringar för en medarbetare kan vara att han eller hon ska genomföra ett visst projekt, eller ta initiativ till minst tre förbättringar inom en viss tidsperiod. För personer som jobbar med försäljning kan det handla om att öka sin egen försäljning med ett visst antal procent. För en person i kundtjänsten kan målet vara att öka kundnöjdheten.

– Om alla känner till visionen och missionen för företaget och vet hur man själv bidrar till det så blir man ett bättre kugghjul.

Det som gjorde att det nya sättet att sätta mål för medarbetarna utvecklades var att många chefer inom Ica tyckte att det var svårt att koppla de övergripande målen till de anställdas lönesättning och kompetensutveckling, berättar Karin E Svensson.

– Dessutom är vi en nordisk koncern, med verksamhet i både Norge och Sverige. Vi har haft olika sätt att jobba i de båda länderna och ville samordna.

Begreppet performance management blev känt i slutet av 1990-talet, och det kommer förstås från USA. En rad it-företag tjänar mer och mer av sitt levebröd på att sälja produkter som ska hjälpa företagen att se till att målen följs upp ända ner till individnivå.

Fast det som är lite speciellt med Icas performance management-projekt är att det inte kallas för ett performance management-projekt. Åtminstone inte utanför HR- och ekonomiavdelningen. Karin E Svensson vill nämligen inte skrämma folk med modebegrepp på amerikanska, säger hon. Satsningen går i stället under namnet MAP, som står för Mål, Ansvar och Personlig utveckling.

– När vi talar om det här så gör vi det i termer av hur man ska bidra till Icas mål. Det ska inte framstå som något komplicerat.

Av samma anledning låter hon folk använda papper och penna i stället för att vara tvungna att använda något av de många it-verktyg som finns på marknaden.

– Vi har valt att köra detta helt på papper för att inte it-systemet ska bli en stor tröskel för folk. Vi vill först lansera och testa processen och sedan ska vi fundera på vilket it-stöd vi behöver.

– Det kan låta så tjusigt när man får höra om de it-verktyg som finns, men sedan så kan det visa sig att det bara är ett elektroniskt dialogsystem.

Och då kan det bli helt tokigt, tycker Karin E Svensson.

– Som i ett system där användaren skulle, på sin dataskärm, svara på frågan: Vilka kollegor trivs du inte med? Sådant måste man ju ta med sin chef, ansikte mot ansikte.

För ett tag sedan besökte Karin E Svensson ett annat stort företag som också storsatsat på performance management. De hade valt ett annat sätt att införa det nya arbetssättet, vilket övertygade Karin E Svensson om att Icas väg var bättre för Ica.

– Där var det pilar hit och pilar dit, flödesscheman och engelska begrepp. Hade vi använt samma beskrivning här på Ica så tror jag att alla sagt att “nej, det där verkar inget bra”. Det fungerar ju säkert på det andra företaget, eftersom de har en ingenjörskultur och kanske förväntar sig kommunikationen på det sättet. Framgångsfaktorn för att införa ett performance management-system är att det ska rimma med företagets befintliga kultur och processer.

Jenny Malmkvist är chef på Icas avdelning för affärsanalys som arbetar med förbättringsprojekt inom sortiment och inköp. Hon och hennes 23 medarbetare tittar bland annat på effektiviseringar som till exempel hur man kan packa mer flingor och mindre luft i flingpaketen.

Avdelningen har också haft lite koppling till köttavdelningen. Jenny Malmkvist och hennes kollegor arbetade i våras med att se över processförbättringar kopplade till det centralt packade köttet.

Nu suckar Jenny Malmkvist djupt när fusket med köttfärsen kommer på tal.

– Det är så fruktansvärt. Vd Kenneth Bengtsson var här i dag och hade en stor dragning om detta.

Hon blir gladare när hon talar om MAP-projektet.

– Tidigare var det inte så tydligt att man hade mål. Vi kan lättare göra handlingsplaner och följa upp dem när vi har koncernens mål att utgå från, säger Jenny Malmkvist.

– Det ökar engagemanget. Förut var det lätt att tappa perspektivet när man gör samma sak i dag som i går och i förra veckan.

_______________________________________________________

Tänk först – köp it sedan

Heder åt Ica, som kör performance management med penna och papper i stället för att köpa dyra it-verktyg med en gång. Det tycker Urban Ask, som forskar om ekonomi- och verksamhetsstyrning vid Handelshögskolan vid Göteborgs universitet.

– Om man går in i ett sådant här projekt utan att ha jobbat igenom målen, utan att ha definierat vad som verkligen är viktigt för resultatet, så blir man en dålig beställare av it-stöd, säger han.

Dyra och avancerade it-verktyg för performance management finns det gott om. Framför allt är det beslutsstödsystem som används. Det finns gott om konsulter som gärna förklarar hur bra allt blir, bara man köper deras system. Tyvärr blir verkligheten inte alltid som konsulterna önskar, har Urban Ask märkt.

Fast när ett företag väl tagit reda på vilka nyckeltal som är viktigast och hur de påverkas av åtgärder och beteenden på avdelnings- och individnivå, då är det läge att införa it-stöd.

– Många gånger är det inte nödvändigt att köpa nytt, man kan ofta använda affärssystem, analyssystem eller rapportverktyg som redan finns på företaget, säger Urban Ask.