Dags för en ny taktik runt styrelsebordet

Det är framför allt de senaste årens skandalomsusade styrelser som tvingat fram förändringar vad gäller hur man arbetar inom styrelser i svenska bolag i dag. Styrelser har blivit betydligt mer riskmedvetna. Det går inte att nöja sig inte med att ta vd:s ord som garanti för att allt står rätt till, påpekar Per-Ove Asplund, styrelseordförande i Styrelseakademien Sverige.

– En vd kanske har intresse att dölja saker för styrelsen. Därför har det blivit vanligare att ta in oberoende konsulter för att få ett bra beslutsunderlag, säger Per-Ove Asplund.

– I dag är det mer fokus på riskerna i ett företag, en styrelse måste analysera olika möjligheter och scenarion. Därför krävs bättre analyser.

En annan trend är att det har blivit vanligare att ha flera styrelseuppdrag.

– Styrelseakademien gjorde nyligen en enkätundersökning bland sina medlemmar, resultaten visar en markant ökning av andelen som har flera uppdrag. Det blir alltså fler och fler styrelseproffs, även på små och medelstora företag, säger Per-Ove Asplund.

Han pekar också på att arbetet i en styrelse inte längre är avgränsat till själva mötestillfällena. Det ställs högre krav på medlemmarna även övriga perioder. Delar av arbetet utförs på nätet, som avstämning av ekonomiska fakta och att fatta mindre viktiga beslut.

– På så sätt kan man spara de verkligt viktiga frågorna till själva mötet.

De ökade möjligheterna att hämta fakta mellan mötena ställer också högre krav på ledamöterna när de väl samlas till möte.

– Det duger inte att komma till ett möte och “sprätta upp kuverten” med information där, som det kunde vara tidigare.

Styrelseordföranden har fått ett ökat ansvar. Inte bara för att se till att styrelsen arbetar med rätt frågor, utan han eller hon blir mer och mer av en lagledare som ska se till att samarbetet fungerar inom styrelsen och med vd.

– En ordförande lägger i dag mer tid på att få ett fungerande lag. Det handlar mer och mer om att skapa en bra process, en bra kommunikation inom styrelsen. Tidigare har man tittat för mycket på bara fakta.

Synen på vad som leder till mesta möjliga effektivitet inom en styrelse har alltså förändrats. Där det tidigare handlade om att ingen tid fick spillas på annat än att analysera hårdfakta, fatta beslut och föreslå konkreta åtgärdsplaner är det nu mer fokus på att skapa de bästa förutsättningarna för just detta.

– Nu har man ibland möten som har som främsta syfte att personerna i styrelsen ska lära känna varandra bättre, säger Per-Ove Asplund.

Han pekar på att styrelsearbete i dag ofta har tydliga influenser av den växande terapi- och coachingtrenden i samhället.

Affärsvärlden har talat med en styrelseledamot i ett internationellt bolag i Sverige som delar den synen.

– Vi börjar varje styrelsemöte med att “checka in”, som vi kallar det. Då går vi bordet runt och alla får berätta om vad de förväntar sig av mötet och hur läget är för honom eller henne just nu. Det ger en bra start på ett möte, säger styrelseledamoten som vill vara anonym.

Den ökade professionaliseringen av styrelser är inte något som företagen får gratis. Det pågår en debatt om ökade arvoden till styrelseledamöter. Per-Ove Asplund pekar på att det finns olika sätt att stimulera ledamöterna att göra sitt bästa. Man kan låta en del av arvodet vara rörligt.

– Styrelseakademien hade nyligen ett seminarium med företrädare för ett flertal institutioner och börsbolag. De flesta var överens om att det är bra att till exempel koppla en del av styrelsearvodet till företagets resultat, kursutveckling eller andra, branschspecifika nyckeltal. Man kan tänka sig att upp till hälften av arvodet skulle kunna vara rörligt, säger Per-Ove Asplund och tillägger att en annan modell som kan väntas bli vanligare är att ge betalt per möte.

– En del företag har styrelsemöten fyra gånger per år medan andra har 25 möten. Har man ett årsarvode blir det då inte så mycket per möte.

—

Trender i styrelsearbete:

* Fler styrelseproffs. Fler ledamöter har fler än ett styrelseuppdrag.

* Inte bara möten. Mer av arbetet förläggs till andra tider än själva sammanträdena.

* Ökad riskmedvetenhet. Styrelser ökar sin omvärldsbevakning och tar in rapporter från oberoende konsulter för att undvika obehagliga överraskningar.

* Ökat fokus på lagarbete. Viktigare för ordföranden att främja samarbete och kommunikation inom styrelsen.